teknologi

Ny teknologi planlægger hjemmebesøg

Bedre overblik over hvilke borgere der skal besøges, mere effektiv ruteplanlægning og mindre tid i telefonen er nogle af gevinsterne for virksomheden Dan Ren Service, der har testet et nyt it-planlægningsværktøj. Forskere fra Alexandra Instituttet står bag værktøjet.

Der kan være langt fra fru Hansen i Sønderborg til fru Jensen i Aabenraa, når hjemmeplejen skal besøge dem samme dag. Det kan hurtigt udvikle sig til et puslespil af gule sedler og overskrevne whiteboards og give ekstra telefonopkald, når der skal flyttes rundt på aftalerne med borgerne. Det forklarer direktør Hans Torp fra Dan Ren Service, der i øjeblikket tilbyder hjemmeservice til ca. 650 borgere i Aabenraa, Haderslev, Sønderborg, Fanø og Esbjerg kommuner.

Hans Torp har vinket farvel til vagtplaner på papir og bruger nu i stedet et digitalt planlægningsværktøj, som gør det meget nemmere at flytte besøgene hos borgerne mellem forskellige ruter, samtidig med at køretider bliver beregnet.

“Vi dækker nogle store afstande, og tidligere kunne det godt være et puslespil at få planlagt ruterne. Men i dag får vi et bedre overblik over ruterne og kan optimere ruteplanerne,” siger han.

Han er sikker på, at systemet giver en mere effektiv styring af biler og ruter.

“Vi opnår dermed en betydelig besparelse. Det er meget vigtigt i de her områder, fordi de er så logistiktunge. Derfor er det også ekstra vigtigt at få planlagt ruterne med de borgere, der bor langt væk, så de ikke bare ryger spontant ind i kalenderen. Man får også en advarsel, hvis man kommer til at lægge et besøg uden for det aftalte tidsrum,” forklarer han.

Kommunikationen flyder nemmere

It-løsningen består af et overbliks- og planlægningsværktøj, som de bruger på virksomhedens fire kontorer i Esbjerg, Rødekro, Sønderborg og Haderslev til at planlægge besøgene. Samtidig er systemet forbundet til en app på de kørende medarbejderes mobiltelefoner, så de let kan se ændringer i planen og koordinere med kontoret uden at skulle ringe.

Hans Torp oplever, at kommunikationen mellem medarbejdere ‘i marken’ og kontoret flyder langt nemmere.

“Det giver mere ro på kontoret, fordi systemet betyder, at personalet på kontoret ikke skal ringe så mange gange. Før i tiden brugte vi meget tid på at ringe og prøve at fange medarbejderne på farten, hvis der skete ændringer i vagtplanen. Praksis er nu, at når medarbejderen er ude i bilen, så kan de vinge af, at de har gennemført besøget, og på den måde kan kontoret få et overblik over, hvem der er foran eller bagefter den estimerede tidsplan,” siger han.

Skaber mere ro for medarbejderne

For medarbejderne betyder systemet, at de hele tiden er up-to-date med besøgene. Også hvis der er noget, de skal tage ekstra hensyn til.

“Det står på telefonen, hvis en borger har en dårlig dag. Det er en stor fordel, fordi de ved, hvad der skal ske, når de kommer på besøg. Det har givet enormt meget ro for vores medarbejdere, fordi det giver dem en sikkerhed om, hvad der skete sidst, og hvis der er sket noget nyt. Før skulle man selv ringe ind til kontoret, eller også skulle man selv huske at notere det til kontoret,” siger han.

Samme tidsrøvere i branchen

Det er de samme udfordringer, som mange andre hjemmehjælpsfirmaer står med i dag, forklarer forsknings- og innovationsspecialist Jakob Fredslund fra Alexandra Instituttet. Han har været med til at udvikle det digitale planlægningsværktøj, som er blevet til efter grundige forudgående undersøgelser af branchens behov, bl.a. via dialoger med DI Service og Dansk Erhverv, samt brugerstudier hos to private leverandører i hver sin ende af landet.

Analysen viste, at især manglende overblik og koordinering er blandt de største tidsrøvere for hjemmeservicefirmaerne.

“Det er svært at bevare overblikket, fordi der sker mange ændringer i planen hver dag. Samtidig bruger medarbejderne på kontoret meget tid i telefonen på at koordinere med de kørende medarbejdere. Det er ofte problemer som ‘hvem skal klare fru Larsen, har vi husket det hele, og kunne vi planlægge ruterne bedre”, forklarer han.

Systemet er derfor bygget op, så det afhjælper præcis disse udfordringer. De kørende medarbejdere får på telefonen bl.a. en aktuel opgavebeskrivelse, og de kan sende beskeder til kollegerne. Samtidig undgår kontoret at forstyrre medarbejderen under besøg hos en borger, fordi kommunikationen foregår via app’en og ikke som telefonopkald.

Hans Torp hæfter sig ved, at nogle medarbejdere synes, at det er ligesom at få lønforhøjelse, fordi systemet giver mere ro.

“Vi kan pludselig se via et oversigtskort på skærmen, hvis der er et besøg på én rute, der i virkeligheden ligger tættere på en anden og derfor burde flyttes. Det betyder, at vi nu kører færre kilometer. Det er banalt, og vi har selvfølgelig haft oplysninger om borgernes adresser hele tiden, men vi har ikke automatisk haft dem visuelt,” siger Hans Torp.

Teknologi som sparer tid og optimerer ruteplanlægning

Et nyt digitalt planlægningsværktøj fra Alexandra Instituttet, kaldet PlanA, som Dan Ren Service tester, gør hverdagen nemmere for hjemmeplejen. Systemet består af et værktøj til kontoret, som fungerer som en oversigtskalender, hvor man let kan flytte rundt på aftaler og få et overblik. Værktøjet er forbundet med en app på medarbejdernes mobiltelefon, så de let ser ændringer i planen og kan koordinere med kontoret og hinanden. Samtidig får man overblik over ændringers betydning for kilometerforbruget. Læs mere om PlanA.